MEMO
Pengertian Memo
Memo ialah suatu tulisan singkat, jelas dan padat tentunya mudah dipahami
yang ditujukan kepada seseorang bersifat informal biasanya penulisannya tidak
lebih dari 10 “sepuluh” baris, penulisannya bisa diketik ataupun dengan tulisan
tangan.
- Kepala
Memo
Kepala memo terdiri dari: Kop memo “memo resmi”, nama pengirim dan nama
penerima.
- Badan
Memo
Badan memo terdiri dari sisi memo.
- Kaki
Memo
Kaki memo terdiri dari: tanda tangan dan nama jelas si pembuat memo.
Ciri-Ciri Memo
- Maklumat
yang disampaikan hendaklah jelas dan terus kepada maksud.
- Hendaklah
lengkap dengan nomor rujukan, tarikh, perkara, tanda tangan dan dsb.
- Secara
umum, ciri yang ada dalam penulisan surat resmi juga boleh diaplikasikan
dalam penulisan memo.
- Ia
berbeda dengan surat resmi karena berbentuk tidak terlalu formal, lebih
ringkas dan mempunyai catatan salinan kepada.
- Memo
juga tidak terikat dengan sesuatu bentuk seperti surat resmi.
- Memo
boleh ditulis dalam bentuk orang dan boleh juga dalam bentuk surat.
Tergantung pada institut/jabatan tersebut menentukan format memo, biasanya
berupa perintah dari atasa kepada bawahannya.
Bagian-Bagian Dari Memo
- Kepala:
Nama, Alamat, Lambang atau biasanya Logo Instansi.
- Badan:
Isi/pesan singkat “memberikan informasi, perintah ataupun laporan”.
- Kaki:
tanda tangan dan nama jelas pembuat memo.
Jenis-Jenis Memo
- Memo
Bersifat Resmi
Memo bersifat resmi dipakai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi
dari seorang pimpinan kepada bawahannya.
- Memo
Bersifat Pribadi ( Memo Tidak Resmi )
Memo bersifat pribadi digunakan dipakai sebagai nota atau surat pernyataan
tidak resmi antar teman, saudara atau orang lain yang memiliki hubungan
akrab.
Cara Langkah-Langkah
Menulis Memo
- Siapkan
blangko memo yang akan dipakai.
- Penulisannya
boleh di ketik atau dengan tulisan tangan.
- Menyampaikan
pesan atau instruksi dengan bahasa yang tepat singkat dan dapat dipahami.
- Dan menandatangi serta menyertakan nama jelas
pembuat memo, mengirim mem kepada orang yang di tuju.
Pengertian Memo
Kepala memo terdiri dari: Kop memo “memo resmi”, nama pengirim dan nama penerima.
Badan memo terdiri dari sisi memo.
Kaki memo terdiri dari: tanda tangan dan nama jelas si pembuat memo.
Memo bersifat resmi dipakai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya.
Memo bersifat pribadi digunakan dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara atau orang lain yang memiliki hubungan akrab.
Contoh Memo Resmi dan Tidak Resmi
Memo merupakan salah satu surat kecil yang berisi pesan singkat yang ditujukan kepada seseorang atau suatu kelompok. Biasanya memo dituliskan jika pengirim sedang tidak ada di tempat. Memo umumnya berisi pesan singkat yang bertujuan untuk mengarahkan pembaca untuk melakukan sesuatu. Contoh memo kemungkinan besar kerap ditemui, bahkan mungkin pernah Anda buat.Teknik penulisan memo memiliki struktur yang berbeda-beda dalam praktiknya. Umumnya, memo hanya ditulis dengan bagian isi yang memiliki panjang maksimal sekitar 5-6 baris saja. Akan tetapi, beberapa ilmuwan di Inggris dan Amerika mengembangkan teks memo lebih detail dan komprehensif seperti yang dituliskan di bawah ini.Memo yang baik bukan masalah panjang atau pendek, tetapi jelas atau tidak.
Memo yang baik bukan masalah panjang atau pendek, tetapi
jelas atau tidak.
Cara Membuat Memo
Menulis Kepala Memo
- Ketiklah
kata “MEMORANDUM” atau “MEMO” pada bagian atas kertas yang Anda tulis.
Ukuran tulisannya sekitar 18-22 dan memiliki huruf kapital semua. Adapun
marginnya adalah 3 cm dan ditulis dengan huruf tebal (bold).
- Tulislah
nama penerima memo dengan lengkap, boleh kepada kelompok maupun individu
perorangan. Kalau memo menjadi sarana komunikasi perusahaan (instansi)
yang formal, maka penerima pun patut dicantumkan secara form Maka dari
itu, tulislah nama lengkap dan gelar penerima memo bila itu perorangan.
- Untuk memo
online, tulislah nama penerima salinan Memo pada baris Cc (Courtesy of Copy).
Jika tidak ada penerima Courtesy of Copy, maka isilah dengan menyertakan
tanda strip (-). Cc juga dapat menjadi pihak yang mengetahui bahwa memo
tersebut telah dibuat dan dapat dikirim kepada penerimanya.
- Tulislah
nama Anda secara lengkap pada kolom nama penulis Memo.
- Tulislah
tanggal pada Memo tersebut secara akurat.
- Tentukan dan
tulis subjek atau perihal dalam memo dalam kolom “Subject”
(untuk online) atau Perihal. Pastikan perihal tidak terlalu panjang, cukup
tulis 5-7 kata yang dapat mewakili.
- Jika memo
tersebut dibuat pada atau atas nama perusahaan, Anda bisa menambahkan kop
surat di bagian atas, tepatnya di atas judul atau kata “MEMORANDUM”.
Menulis Badan (Isi) Memo
- Lihat
Audiens yang menjadi tujuan Memo
Karena memo memiliki target pembaca yang spesifik, maka Anda perlu
memperhatikan gaya bahasa, panjang, dan tingkat formalitas penjelasan yang
akan Anda sampaikan pada memo yang akan ditulis. Hal tersebut agar audiens
dapat mengetahui permasalahan yang sedang terjadi dan dapat melaksanakan
instruksi lanjutan dengan baik. Pastikan memo yang Anda tulis dituliskan
dengan bahasa yang lugas, sehingga dapat meminimalisir adanya pertanyaan
atau penafsiran yang kurang jelas dari penerima memo.
- Jangan
Memberikan sapaan terlalu Formal
Dalam menulis badan memo, tidak perlu mencantumkan sapaan formal kepada
penerima memo. Hal tersebut agar isi memo bersifat to the point,
di mana instruksi maupun permasalahan dalam memo tidak bertele-tele.
- Tuliskan
Permasalahan yang Akan Dibahas
Pada paragraf pertama, tuliskanlah permasalahan yang sedang dihadapi dan
akan
dibahas
dalam memo. Permasalahan ini idealnya hanya 2 hingga 3 kalimat, sehingga
pastikan permasalahan ditulis sesingkat mungkin.
- Tambahkan
Mulai Berlakunya Permasalahan yang Akan Dibahas Jika Ada
Anda juga dapat memberikan penegasan dengan memberi keterangan mulainya
permasalahan tersebut jika ada. Misalnya, “Sejak Mei 2015, harga BBM telah
naik dan mempengaruhi harga produk perusahaan ini.”
- Jelaskan
konteks dari isu yang Anda kemukakan dalam memo
Latar belakang mungkin menjadi poin penting yang dibutuhkan audiens untuk
mengetahui permasalahan yang dihadapi. Cukup sampaikan hal-hal yang
penting saja dalam memo yang Anda tulis. Jika relevan, Anda juga bisa
menuliskan rencana kebijakan yang akan Anda berikan.
- Berikan
penjelasan pada isi (pembahasan) Memo untuk memperkuat instruksi
Jelaskan secara singkat rencana yang akan Anda lakukan. Anda juga dapat
menambahkan bukti pendukung yang bisa menjelaskan rencana Anda kepada
audiens.
- Berikan
instruksi atau usulan perintah terhadap pembaca Memo
Pada dasarnya, Memo memiliki fungsi untuk memberi pandangan atau informasi
terkait suatu permasalahan. Pada pembahasan memo juga diperlukan suatu
instruksi yang jelas untuk menyelesaikan suatu permasalahan yang ada. Di
situlah Anda perlu memberikan instruksi yang solutif terhadap pembaca
memo.
- Tutuplah
memo dengan menyampaikan dukungan terhadap pembaca
Pada paragraf atau kalimat terakhir dalam memo umumnya dijelaskan langkah
konkrit untuk menyelesaikan suatu masalah. Dan jangan lupa Anda bisa
menyampaikan dukungan terhadap pembaca sebagai wujud solidaritas atau
rencana tindak lanjut.
Cara Menutup Memo
Karena memo memiliki target pembaca yang spesifik, maka Anda perlu memperhatikan gaya bahasa, panjang, dan tingkat formalitas penjelasan yang akan Anda sampaikan pada memo yang akan ditulis. Hal tersebut agar audiens dapat mengetahui permasalahan yang sedang terjadi dan dapat melaksanakan instruksi lanjutan dengan baik. Pastikan memo yang Anda tulis dituliskan dengan bahasa yang lugas, sehingga dapat meminimalisir adanya pertanyaan atau penafsiran yang kurang jelas dari penerima memo.
Dalam menulis badan memo, tidak perlu mencantumkan sapaan formal kepada penerima memo. Hal tersebut agar isi memo bersifat to the point, di mana instruksi maupun permasalahan dalam memo tidak bertele-tele.
Pada paragraf pertama, tuliskanlah permasalahan yang sedang dihadapi dan akan dibahas dalam memo. Permasalahan ini idealnya hanya 2 hingga 3 kalimat, sehingga pastikan permasalahan ditulis sesingkat mungkin.
Anda juga dapat memberikan penegasan dengan memberi keterangan mulainya permasalahan tersebut jika ada. Misalnya, “Sejak Mei 2015, harga BBM telah naik dan mempengaruhi harga produk perusahaan ini.”
Latar belakang mungkin menjadi poin penting yang dibutuhkan audiens untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi. Cukup sampaikan hal-hal yang penting saja dalam memo yang Anda tulis. Jika relevan, Anda juga bisa menuliskan rencana kebijakan yang akan Anda berikan.
Jelaskan secara singkat rencana yang akan Anda lakukan. Anda juga dapat menambahkan bukti pendukung yang bisa menjelaskan rencana Anda kepada audiens.
Pada dasarnya, Memo memiliki fungsi untuk memberi pandangan atau informasi terkait suatu permasalahan. Pada pembahasan memo juga diperlukan suatu instruksi yang jelas untuk menyelesaikan suatu permasalahan yang ada. Di situlah Anda perlu memberikan instruksi yang solutif terhadap pembaca memo.
Pada paragraf atau kalimat terakhir dalam memo umumnya dijelaskan langkah konkrit untuk menyelesaikan suatu masalah. Dan jangan lupa Anda bisa menyampaikan dukungan terhadap pembaca sebagai wujud solidaritas atau rencana tindak lanjut.
Dalam penutupan memo ini, hendaknya Anda mengetahui format memo
dengan baik. Hal tersebut dapat membantu Anda dalam meninjau ulang memo Anda
sebelum dipublikasikan kepada pembaca.
Berikut
adalah langkah-langkahnya.
- Pakai format standar supaya memo gampang dan
nyaman
Ketik memo dengan format sebagai berikut: font Times New Roman atau Arialatau Calibri dengan
ukuran 12, line spacing 1,15 atau 1,5
dengan spacing before after 0. Untuk ukuran
kertas margin kiri, kanan, atas, dan bawah seluruhnya adalah 3 cm.
Format tersebut adalah format umum yang digunakan oleh perusahaan dalam
menulis Memo.
- Periksa kembali memo Anda
Sebelum memo dikirim, alangkah baiknya Anda mengecek ulang untuk
memastikan bahwa isinya sudah benar, jelas, singkat, dan persuasif. Memo
dapat selesai jika telah memenuhi standar penulisan yang tepat. Hilangkan
juga informasi berlebihan dan jargon yang tidak diperlukan atau tidak
relevan.
- Berikan paraf di samping nama Anda
Berilah paraf di bagian bawah memo disamping nama atau inisial Anda. Memo
tidak perlu ditandatangani, cukup dengan paraf sudah menunjukkan
persetujuan dari Memo yang Anda tulis. Dan jangan lupa periksa lagi ejaan,
tata bahasa, dan pembahasan yang salah atau yang masih kurang. Perhatikan
juga penulisan nama, tanggal, angka, dan nama instansi jika ada.
- Tentukan cara pengiriman dan publikasi Memo
Dalam hal pengiriman memo juga perlu Anda perhatikan. Memo dapat
dikirimkan kepada penerima melalui surat elektronik (e-mail). Atau
Anda juga bisa mengirmkannya dengan cara dicetak lalu ditempel di tempat
yang strategis, atau sering dikunjungi oleh para pembaca.
Ketik memo dengan format sebagai berikut: font Times New Roman atau Arialatau Calibri dengan ukuran 12, line spacing 1,15 atau 1,5 dengan spacing before after 0. Untuk ukuran kertas margin kiri, kanan, atas, dan bawah seluruhnya adalah 3 cm. Format tersebut adalah format umum yang digunakan oleh perusahaan dalam menulis Memo.
Sebelum memo dikirim, alangkah baiknya Anda mengecek ulang untuk memastikan bahwa isinya sudah benar, jelas, singkat, dan persuasif. Memo dapat selesai jika telah memenuhi standar penulisan yang tepat. Hilangkan juga informasi berlebihan dan jargon yang tidak diperlukan atau tidak relevan.
Berilah paraf di bagian bawah memo disamping nama atau inisial Anda. Memo tidak perlu ditandatangani, cukup dengan paraf sudah menunjukkan persetujuan dari Memo yang Anda tulis. Dan jangan lupa periksa lagi ejaan, tata bahasa, dan pembahasan yang salah atau yang masih kurang. Perhatikan juga penulisan nama, tanggal, angka, dan nama instansi jika ada.
Dalam hal pengiriman memo juga perlu Anda perhatikan. Memo dapat dikirimkan kepada penerima melalui surat elektronik (e-mail). Atau Anda juga bisa mengirmkannya dengan cara dicetak lalu ditempel di tempat yang strategis, atau sering dikunjungi oleh para pembaca.
Contoh
Memo dalam Bahasa Inggris dan Artinya
Bahasa Inggris merupakan bahasa internasional, sehingga memo
instansi atau institusi berskala internasional akan menggunakan Bahasa Inggris.
MEMORANDUM
TO : All
Head Person of Company Divisions
CC : Peter Spielberg
FROM : Yedlin Suarez, Head of Director
DATE : 23 March 2017
SUBJECT: DIVISION STAFF ROLLING
CC : Peter Spielberg
FROM : Yedlin Suarez, Head of Director
DATE : 23 March 2017
SUBJECT: DIVISION STAFF ROLLING
Since our
company regenerations must be fullfilled on 1 may 2017, we shall to roll and
replot our staff on all divisions. And our company have stagnant progress on
marketing and production matters.
Every
staff on this company divisions must rolled each other to stimulate our company
marketing and production progress.
All Staf Head Person must roll their staff to other divisions
before the dateline. All Staff Head Person must be coordinated together to
replot their new staff.
This
decision is emergency and must be fullfiled for our company wealth.
I’ll very
open to discuss and consultate to realize this program.
Sincerely,
Yedlin
Suarez
Head of Director
Head of Director
Artinya:
MEMORANDUM
Penerima: Semua Kepala Divisi Perusahaan
CC : Peter Spielberg
Pengirim : Yedlin Suarez, Kepala Direktur
Tanggal : 23 Maret 2017
Perihal : ROLLING STAFF DIVISI
CC : Peter Spielberg
Pengirim : Yedlin Suarez, Kepala Direktur
Tanggal : 23 Maret 2017
Perihal : ROLLING STAFF DIVISI
Karena regenerasi
perusahaan harus dipenuhi sejak 1 Mei 2017, kami harus merombak dan mengganti
staf kami di semua divisi. Dan perusahaan kita mengalami kemajuan stagnan dalam
hal pemasaran dan masalah produksi.
Setiap staf di divisi perusahaan ini harus diplot ulang satu
sama lain untuk memicu kemajuan produksi perusahaan kami.
Semua Kepala Staf harus mengeplot ulang staf mereka ke divisi
lain sebelum dateline. Pergantian posisi harus dikoordinasikan bersama oleh
Kepala Staf.
Keputusan ini bersifat darurat dan harus dipenuhi demi
kelangsungan perusahaan kita.
Saya akan sangat terbuka untuk berdiskusi dan berkonsultasi
untuk mewujudkan program ini.
Hormat kami,
Yedlin Suarez
Kepala Direktur
Kepala Direktur
MEMO
TO : Rene Janlapova Andreich
CC : –
FROM : Audrey Stevens
DATE : 7 August 2018
SUBJECT : OUR PARTY PREPARATION
CC : –
FROM : Audrey Stevens
DATE : 7 August 2018
SUBJECT : OUR PARTY PREPARATION
Rene, today is three days before our party will held. Please
prepare the decoration and audience consumtions for our party. Also, please
make the invitation letter to our guests. Tell me if you have any difficulties.
Thank you!
With love,
Audrey Stevens
Artinya:
MEMO
KEPADA : Rene Janlapova Andreich
CC : –
DARI : Audrey Stevens
TANGGAL: 7 Agustus 2018
PERIHAL : Persiapan pesta kita
CC : –
DARI : Audrey Stevens
TANGGAL: 7 Agustus 2018
PERIHAL : Persiapan pesta kita
Rene, pesta kita kurang
tiga hari lagi. Tolong siapkan dekorasi dan konsumsi peserta. Tolong buat undangan
pesta juga. Kabari aku jika ada kesulitan. Terima kasih!
Dengan cinta,
Audrey Stevens
Contoh Memo Resmi
PT
SINAR REMBULAN
Jalan Raya Sidodadi
no. 396
MEMO
Kepada : Seluruh Pegawai PT. Sinar Rembulan
Dari : Yuswandi Mawardi, Direktur Utama PT. Sinar
Rembulan
Perihal : Pelatihan Komputer untuk Pegawai
Direktur Utama
MEMORANDUM
Kepada: Kepala Bagian Hubungan Masyarakat (Humas) Universitas
Brawijaya
Dari : Wakil Rektor IV, Universitas Brawijaya
Perihal : Rancangan Sosialisasi PTN-BH di Desa Penari
MEMORANDUM
Kepada : Yoyok Sugiantoro, Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
Dari : Robert Jonas Gemilang, Kepala Sekolah SMAN 1 Babakan
Perihal : Pendelegasian Peserta Didik ke Forum Kepemudaan Nasional XV
Menindaklanjuti Surat nomor 14/SUFPN/V/089 dari Kementerian Pendidikan
Nasional tentang permintaan delegasi peserta didik ke Hotel Prima Anggara,
Jakarta Pusat, dalam rangka menghadiri rangkaian acara Forum Kepemudaan
Nasional (FKN) XV, maka saya meminta Anda untuk menunjuk 2 peserta didik untuk
berpartisipasi dalam acara tersebut.
Kepala SMA Negeri 1 Babakan Contoh Memo Perusahaan
Perihal : Pelatihan Komputer untuk Pegawai
Direktur Utama
Dari : Wakil Rektor IV, Universitas Brawijaya
Perihal : Rancangan Sosialisasi PTN-BH di Desa Penari
Dari : Robert Jonas Gemilang, Kepala Sekolah SMAN 1 Babakan
Perihal : Pendelegasian Peserta Didik ke Forum Kepemudaan Nasional XV
Kepala SMA Negeri 1 Babakan
JIWA ABADI
Jalan Soekarno Hatta
no. 463, Kota Baru 624165
Email: jiwaabadipt19@gmail.com
MEMO
Kepada :
Seluruh Jajaran Kepala Divisi PT. Jiwa Abadi
Dari : Direktur Pertama PT. Jiwa Abadi
Perihal : Rapat Evaluasi Akhir Tahun
Direktur Pertama
MEMO
Kepada:
Seluruh Apoteker
Dari : Susi Sri Rahayu, General Manager Apotek
Satya Bangun Medika
Perihal : Himbauan kepada seluruh Apoteker Satya Bangun Medika
General Manager
MEMO
Kepada :
Silvi Zainab Maghfirah, Redaktur Pelaksana
Dari : Syaiful Hamdi Rahmat, Pimpinan Redaksi
Perihal : Pengajuan Liputan Advertorial
Pimpinan Redaksi Pena Chandra Media
Jalan Soekarno Hatta no. 463, Kota Baru 624165
Email: jiwaabadipt19@gmail.com
MEMO
Dari : Direktur Pertama PT. Jiwa Abadi
Perihal : Rapat Evaluasi Akhir Tahun
Direktur Pertama
Dari : Susi Sri Rahayu, General Manager Apotek Satya Bangun Medika
Perihal : Himbauan kepada seluruh Apoteker Satya Bangun Medika
General Manager
Dari : Syaiful Hamdi Rahmat, Pimpinan Redaksi
Perihal : Pengajuan Liputan Advertorial
Pimpinan Redaksi Pena Chandra Media
Contoh Memo Pengambilan Barang
Udang Perkasa Gayatri
Jalan
Teuku Mohammad Hassan no. 4, Cisadane
MEMO PENGAMBILAN BARANG
Cisadane, 11 Oktober 2019
Kepada
Yth.
Cahaya Sejahtera
Jalan Rinjani No. 8, Kota Bandung
Dengan
memo ini kami memberitahukan bahwa kami akan mengambil barang berupa:
Nama Barang
Kode Barang
Qty
Batu Bata Putih
FTR 613
250
Spirtus “Andex”
XGJ 961
10
Lem “Persada”
MVF 855
35
Palu “Uras”
LFY 934
20
Kertas Amplas 10
WSK 137
55
Adapun barang-barang tersebut akan kami ambil dengan kendaraan dan
pengemudi sebagai berikut:
Nomor/Jenis Kendaraan : D 6895 FX / Pick Up
No telepon
pengemudi :
082219852744
Pemilik CV. Udang Perkasa Gayatri
MEMO PENGAMBILAN
BARANG
Jakarta, 14 Juli 2019
Jalan Joyosuko Metro no. 1, Kota Malang
Nama Barang
Kode Barang
Qty
Buku “Pergerakan Mahasiswa Masa Kini”
QFY 034
25
Buku “Der Gemeente”
CMG 489
30
Buku “Muslimah yang Diperdebatkan”
RFS 748
10
Buku “Pengantar Hukum Internasional”
PLK 320
15
Buku “Equilibrium, New Version”
HMD 249
20
Adapun barang-barang tersebut akan kami ambil dengan kendaraan dan
pengemudi sebagai berikut:
Nomor/Jenis Kendaraan : N 8471 KL / Mini Bus
No telepon pengemudi : 085723159802
General Manager PT. Harina Sastra Dika
Refrensi :
Jalan Teuku Mohammad Hassan no. 4, Cisadane
MEMO PENGAMBILAN BARANG
Cahaya Sejahtera
Jalan Rinjani No. 8, Kota Bandung
Nama Barang
Kode Barang
Qty
Batu Bata Putih
FTR 613
250
Spirtus “Andex”
XGJ 961
10
Lem “Persada”
MVF 855
35
Palu “Uras”
LFY 934
20
Kertas Amplas 10
WSK 137
55
Nomor/Jenis Kendaraan : D 6895 FX / Pick Up
No telepon pengemudi : 082219852744
Pemilik CV. Udang Perkasa Gayatri
MEMO PENGAMBILAN BARANG
Jalan Joyosuko Metro no. 1, Kota Malang
|
Nama Barang
|
Kode Barang
|
Qty
|
|
Buku “Pergerakan Mahasiswa Masa Kini”
|
QFY 034
|
25
|
|
Buku “Der Gemeente”
|
CMG 489
|
30
|
|
Buku “Muslimah yang Diperdebatkan”
|
RFS 748
|
10
|
|
Buku “Pengantar Hukum Internasional”
|
PLK 320
|
15
|
|
Buku “Equilibrium, New Version”
|
HMD 249
|
20
|
Nomor/Jenis Kendaraan : N 8471 KL / Mini Bus
No telepon pengemudi : 085723159802
General Manager PT. Harina Sastra Dika
Tidak ada komentar:
Posting Komentar